RECOMENDACIONES PARA EL USO DEL TELÉFONO
1.- Debes tener en cuenta que la voz expresa fortaleza, temor, debilidad,
seguridad, conocimiento. Además, debe ser atenta, agradable, clara y natural.
2. El teléfono siempre debe contestarse después del segundo timbrado
3-.- El tono de voz es importante para crear el clima de la comunicación y
refleja receptividad o rechazo.
4.- Las palabras que usas deben ser directas, que no admitan otras
interpretaciones.
5.- Debes hacer uso de la cortesía telefónica. Saludar, llamar al cliente
por su nombre, escuchar con atención y dar las gracias.
6.- Evita respuestas cortantes. El oyente puede pensar que su llamada es
una interrupción.
7.- Responde al teléfono con fórmulas como la del saludo: "Buenos
días, Ramírez y Asociados, habla Sara".
8.- Evita expresiones como "no puedo", "no sé",
"no tengo la información".
9.- El teléfono no debe timbrar más de tres veces.
10.- Cuando alguien espera en línea, debes regresar cada 30 segundos para
hablar con él. De ésta forma la persona sentirá tú atención sin molestarse a
que le sea dada la respuesta.
11.- Habla con claridad y naturalidad.
12.- No des la impresión de estar negando a la persona.
13.- Dar la mejor impresión posible a través del teléfono.
14.- Si vas a dar una información, debes estar segura de ella.
15.- Contestar con prontitud es un acto de cortesía.
16.- Por último recuerda, que no debes usar expresiones inadecuadas o
imprecisas.
17. Cuando se recibe una llamada de larga
distancia, es erróneo usar un tono de voz más alto o gritar.
18. El uso del teléfono para llamadas
personales debe ser breve y se llevará un control de las mismas.
19.
Las llamadas oficiales de larga distancia nacionales o internacionales y las
llamadas a teléfonos celulares, se limitarán a los casos cuya urgencia así lo
requiera, previa autorización del superior inmediato.
20. Evite dar quejas por teléfono, son más efectivas por escrito.
Las llamadas de trabajo se hacen a la oficina, nunca a la residencia
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