EL USO DEL TELÉFONO EN LA OFICINA.
Si usted es el encargado de
recibir las llamadas telefónicas de su empresa, mencione en primer lugar salude, luego el nombre de la empresa, nombre del departamento, identificación personal y por último en que podemos servir.
El tono de voz debe ser siempre amable, aunque
sin mostrar familiaridad alguna. Los términos ummm, ehhhh, negrita, muñeca o
corazón, quedan descartados de cualquier
comunicación empresarial.
No tutear es la regla de
oro. Así usted conozca al interlocutor, lo mejor es mantener una prudente
distancia.
No admita bromas por
teléfono ni trate de averiguar la identidad de la persona que llama: espere
simplemente a que exprese el motivo de la llamada, tome nota de los datos
necesarios o transfiera la llamada a otra dependencia o persona.
Si la persona a quien llaman no puede
contestar en ese momento o no está, tome debidamente el mensaje: el nombre de
quien llamó, el motivo de la llamada y el mensaje. Incluya por último su nombre
y la hora en que la llamada fue hecha, de manera que el interesado sepa quién
recibió el recado.
Si se ve en la obligación de
pedirle a la persona que hizo la llamada que aguarde en la línea, emplee un
tono amable y al frase por favor. No permita que espere más de dos
minutos, es una falta de cortesía, sugiérale que vuelva a llamar o que usted le
devolverá la llamada.
Antes de hacer una llamada,
anote los temas que va a tratar.
Si es usted quien llama,
identifíquese inmediatamente con su nombre y el de la empresa que representa.
Acto seguido, exprese el motivo dela comunicación.
No haga ni reciba llamadas
personales en la oficina, a menos que sea estrictamente necesario.
Mientras sostienen una
conversación, no interrumpa la llamada para atender otro asunto.
Haga las llamadas dentro del
horario de oficina. Es de pésimo gusto hacerlo cinco minutos antes de que la
empresa dé por terminado su horario de labores, pues no sólo se trata de una
hora incómoda, sino de una falta de consideración hacia la persona a quien ha
llamado.
Evite dar quejas por
teléfono, son más efectivas por escrito.
Las llamadas de trabajo se
hacen a la oficina, nunca a la residencia.
Cuando se recibe una llamada
de larga distancia, es erróneo usar un tono de voz más alto o gritar.
Las secretarias tienen el
deber de proteger la privacidad de sus jefes y evitar que atiendan diferentes
asuntos al mismo tiempo. Deberán ser corteses aunque firme con las personas que
los llaman.
Si el jefe no tiene reparos
en recibir llamadas en un determinado momento, la secretaria ha de pasarlas
teniendo la precaución de informarle siempre el nombre de quien llama y el
motivo, para que él decida si va a tomarla o no.
Lo usual es que el jefe le
informe a su secretaria el nombre de la persona con la que desea hablar y que
ella los comunique.
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