TECNICOR
MICROSOFT WORD
YULIBETH GERONIMO SANTIAGO
SECRETARIADO
EJECUTIVO
HORARIO
7:00
AM – 9:00 AM
BARRANQUILLA
ENERO
2013
TABLA DE CONTENIDO
UNIDAD 1
INTRODUCCIÓN
UNIDAD
1
1. MICROSOFT WORD
2. INICIAR MICROSOFT WORD
3. GUARDAR
DOCUMENTOS
4. DISEÑO
DE PAGINAS
5. MENÚ
DE CINTA
6.
REGLAS
7. BARRA
DE DESPLAZAMIENTO
8. DISEÑAR
BORDES Y SOMBREADO
9. BARRA
DE ZOOM
10. TEXTO
UN TIPO DE LETRA PREDETERMINADO
11. MODIFICAR
Y APLICAR UN ESTILO
12. AUMENTAR
Y DISMINUIR SANGRIAS
13. TABULACIONES
14. DOCUMENTOS
COMERCIALES
15. MARCA
DE AGUA
16.
ENCABEZADO
17. INSERTAR
PIE DE PAGINA
UNIDAD
2
18.
FOLLETOS
18.1 ADMINISTACCION
DE DOCUMENTO
18.1.1
Organización del archivo
18.1.2
Tabla de retención
18.1.3
Cajas y rótulos
18.2
AJUSTAR EL TEXTO PARA FOLLETOS
18.3
COLOCAR VIÑETAS
18.4
CAMBIAR EL TEXTO A MAYUSCULA
18.5
AGRANDAR Y DISMINUIR EL TAMAÑO DE UN TEXTO
19.
FOLIAR, LEGAJAR
20.
FORMAS PREDISEÑADAS
21.
ORGANIZACIÓN DEL GRÁFICO EN SMARTAR
22. INSERTAR
FILAS Y COLUMNAS EN UNA TABLA DEL DOCUMENTO
22.1
EDITAR ESTILO DE TABLA
22.2
INSERTAR FILAS Y COLUMNAS EN UNA TABLA DEL DOCUMENTO
22.3 COMBINAR CELDAS
22.4 CAMBIAR LA DIRECCIÓN DE TEXTO COMBINADA
22.5 AMPLIAR LA DIMENSIÓN DE LA CELDA
22.6 INSERTAR FÓRMULAS BÁSICAS A LA TABLA
22.7 SELECCIONAR LA TABLA COMPLETA
23. IMÁGENES
PREDISEÑADAS
23.1 FORMATO A LAS IMÁGENES PREDISEÑADAS
24. CUADRO DE TEXTO Y CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
24.1 INCLUIR FORMA PREDISEÑADA PARA EL FONDO
24.2 CORREGIR ORTOGRAFÍA Y
25. CONCLUSIONES
26.
BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCIÓN
Con este primer módulo “Microsoft
Word” que se realiza como secretariado ejecutivo en Técnicor una Institución de Educación Para
el Trabajo y el Desarrollo Humano es pretender que los estudiantes tengamos
conocimiento sobre el tema para un desempeño efectivo, eficaz y eficiente en un
entorno laboral, utilizando herramientas pedagógicas con el avance de la
ciencia, la técnica y la tecnología.
Microsoft Word 2010 facilita la colaboración y navegación en documentos
largos. Las nuevas características están orientadas a perfeccionar el
documento terminado.
Word empareja sus características funcionales (como tablas, encabezados
y pies de página, y Configuraciones de estilos) con efectos atractivos, nuevas
funciones de texto y una navegación más sencilla.
Dar formato al texto y a las imágenes para lograr un aspecto perfecto.
Proporciona efectos artísticos tanto para las imágenes como para el
texto. Y cuando se aplican los efectos al texto todavía se puede revisar la
ortografía.
MICROSOFT WORD
Word es un programa que
forma parte de una suite de aplicaciones para oficina llamada Microsoft Office.
A demás es un procesador de textos que sirvan para crear, modificar, e imprimir
documentos escritos.
En el mundo laboral,
el procesador de textos es muy práctico para la realización de escritos
comerciales y el diseño de todo tipo de documentos.
Un procesador de
texto tiene las siguientes funciones:
Ø De creación: El procesador de textos posibilita la creación de un documento de
manera sencilla, introduciéndolo con el teclado y, después, guardándolo en un
dispositivo de memoria.
Ø De edición: Un texto o documento ya creado puede ser editado o tratado de diversas
maneras.
Ø De impresión: Permite dar al texto una forma adecuada para su salida por la
impresora, delimitando los parámetros (longitud, palabras por línea, tipo de
letra, etc.) que conforman el escrito.
Ø Complementarias: Estas funciones incrementan, en buena medida, la potencia de un
procesador típico. Como por ejemplo:
·
Uso de fichero de datos
·
Utilización de un
diccionario
·
Realización de gráficos
·
Funciones aritméticas
·
Macros
·
Manejo de grandes documentos
Ventajas:
Microsoft Word
contiene muchas herramientas que un usuario de computadora puede usar para que
crear documentos electrónicos sea más sencillo. Algunas de las herramientas más
populares incluidas son el corrector ortográfico, el corrector automático de
gramática, las herramientas de formato extensivo y el diccionario.
Formato:
INICIAR MICROSOFT WORD
Se le da clic en el botón Inicio que se
encuentra en la parte inferior por la barra de tareas, o se
presiona el botón que se encuentra en el teclado entre Ctrl y Alt y así
poder acceder a las páginas que se encuentran ahí.
Luego de haber dado clic en el botón inicio
aparece un cuadro de texto y se selecciona la opción todos los programas.
Ø
Una vez realizado los
procedimientos anteriores buscaremos Microsoft Office una vez encontrada le
daremos clic o Enter (Intro).
Ø
Se selecciona la opción
Microsoft Word y de inmediatamente se abrirá el programa.
Ø
Al dar clic sobre el botón
Microsoft Word aparecerá la pantalla de inicio y se abrirá y listo para poder
utilizar creando, modificando e imprimiendo documentos escritos.
Ø Y para crear acceso directo se realiza los mismos procedimientos
anteriores, pero no vamos a abrir el programa sino que vamos a dar clic con el
botón derecho del mouse y observemos que aparece un menú y hacemos clic en
enviar a escritorio (acceso directo).
GUARDAR DOCUMENTOS
En Word, cuando interrumpe o
cierra la aplicación, debe guardar o, de lo contrario, perderá el trabajo.
Cuando guarda, el documento se guarda como archivo en el equipo.
Posteriormente, puede abrir el archivo, modificarlo e imprimirlo. Toda secretaria debe guardar
el documento al inicio de su elaboración, para evitar imprevistos.
Para
guardar un documento realice lo siguiente:
Ø Haga clic
en la pestaña Archivo.
Ø Haga clic
en Guardar como.
Ø En el
cuadro Nombre de archivo,
escriba un nombre para el documento.
Ø Haga clic
en Guardar.
Una secretaria puede guardar el documento de
varias maneras:
Ø Con los
comandos del teclado utilizando Control + G
Ø También
puede ser el botón office, para el caso
de Microsoft Word se encuentra en archivo – guardar.
También podemos guardar usando la barra de
acceso rápido:
Como su nombre lo indica esta barra le brinda a
la secretaria un acceso rápido a los comandos que más usas y se encuentran
siempre disponibles dentro del programa de Word y la ubicamos en la parte
superior izquierda de la pantalla del computador al lado o sobre archivo.
Es posible que usted como secretaria personalice
los comandos que usted más usa, así se encontrara siempre disponible para que
realice el trabajo mucho más rápido.
Para ello hay que dar clic en la flecha al final
de la barra, el cual le despliega las
funciones que usted quiera incluir.
DISEÑO DE
PÁGINAS
Existe la
norma técnica colombiana (NTC 3393), esta norma establece y unifica los
requisitos para la elaboración de cartas comerciales.
1. Márgenes:
Márgenes Personalizados
Se realiza
los siguientes pasos:
Ø Se le da
clic en la ficha Diseño de página, luego buscamos el grupo configurar página y
escogemos la herramienta márgenes y aparecerá un cuadro de texto y damos clic en márgenes personalizados.
Ø Aparecerá un cuadro de diálogo y le colocamos
los datos que deseamos al margen del documento. Y por último le damos en el
botón aceptar o Enter.
Para documentos largos: Para documentos cortos:
* 3 izquierda * 4
izquierda
* 3 superior *
4 superior
* 2 derecha *
3 derecha
* 2 inferior
* 3 inferior
1. Orientación
de la hoja, tamaño del papel:
Ø Damos clic
en la ficha diseño de página
Ø En el
grupo configurar página y damos clic en la herramienta márgenes
Ø Luego
damos clic en márgenes personalizados
Ø Aparecerá
un cuadro de diálogo y configuramos página
Ø Elegimos
orientación
Ø Damos en
la ficha papel
Ø Elegimos
la opción carta
Ø Y por
últimos pulsamos la tecla aceptar.
MENÚ DE
CINTA
Hemos comentado que la cinta es la barra más importante de Word, porque
contiene todas las opciones que se pueden realizar con los documentos. Comprende
a lo que es inicio, insertar, diseño de páginas, referencia, correspondencia,
revisar, vista. Esta nueva forma organiza los comandos agrupados por funciones
similares a fines en un conjunto llamado cintas.
Fichas:
Las herramientas están organizadas de forma
lógica en pestañas o fichas (Inicio, Insertar, Vista...), que a su
vez están divididas en grupos. Por ejemplo, en la imagen vemos la pestaña más
utilizada, Inicio, que contiene los
grupos Porta papeles Fuente, Párrafo y Estilos. De
esta forma, si queremos hacer referencia durante el curso a la
opción Copiar, la nombraremos como Inicio -Porta papeles - Copiar.
Grupos:
REGLA
Son guías
en el documento que nos permiten visualizar la distancia equivalente en
centímetros, tanto el ancho como el largo del documento, simplemente damos clic
sobre el icono que generalmente se encuentra en la parte derecha debajo de los
grupos.
BARRA DE
Las barras
de desplazamiento permiten a la
secretaria mover el documento a lo largo y ancho del espacio de trabajo.
Simplemente hay que desplazar la barra arrastrando con un clic sostenido o
dando clic sobre las flechas en los extremos.
Estas
flechas nos permiten avanzar sobre un objeto de búsqueda. Para definir este
objeto damos clic en el círculo. Ahí nos
aparece un pequeño cuadro enseñando cuales son los distintos objetos.
La secretaria para seleccionar un tipo de revisión
por página debe dar clic sobre el icono.
DISEÑAR BORDES Y SOMBREADO
La
secretaria debe seguir los siguientes pasos:
Ø
Ir a la ficha de diseño de página en el grupo
fondo d página.
Ø
Dar clic en la herramienta borde de página.
Ø
El cuadro de diálogo borde aparecerá en la
pantalla.
Ø Para
cambiar el color de borde, damos clic en la pestaña la opción color. Escogemos
un color de la paleta de colores.
Ø
Damos clic en la pestaña de la opción arte. De
la galería escogemos un estilo acorde a nuestro documento.
Ø
Cambiar el grosor del borde a 10.
Ø En la vista previa del diálogo de cuadro
podemos visualizar como queda el borde de página.
Ø Y damos
clic en aceptar.
BARRA DE
ZOOM
Se utiliza
cuando la secretaria quiere aumentar visualmente el documento, dentro de la Interfax, tenemos la herramienta zoom. Es una pequeña barra que se encuentra en
la parte inferior del trabajo y se hace necesario utilizar cuando tenemos
documentos con letra menuda como por ejemplo los contratos, que generalmente
son escritos en calibri 8.
TEXTO UN TIPO DE LETRA
PREDETERMINADO
Para esto se realiza los
siguientes pasos:
Ø En
el menú cinta, damos clic en la ficha inicio.
Ø Y
en el grupo fuente, dar clic en la pestaña fuente y la opción del panel y seleccionamos el tipo de fuente arial y el
tamaño 12 puntos.
MODIFICAR
Y APLICAR UN ESTILO
La secretaria debe tener en cuenta el estilo más
apropiado para cada documento que elabore. Para la carta comercial el estilo
utilizado debe ser sin espacio que se encuentra predefinido desde la galería de
Word llamada estilos. Para que la secretaria seleccione un estilo debe tener en
cuenta lo siguiente:
Ø Clic
en el estilo especifico de la galera, en este caso sin espacio. Inmediatamente
se aplica el documento que vamos a digitar.
Ø Pero
si ya tenemos un documento digitado y queremos aplicarle un estilo debemos
resaltar todo el documento y aplicar el estilo predeterminado. Nos daremos
cuenta que el tipo de letra cambia, porque cada estilo tiene su tipo de letra.
Pero podemos aplicar el tipo de letra que necesitamos con cualquier estilo.
AUMENTAR Y DISMINUIR
Es
una de las formas con la que secretaria pude darle estilo a un formato del texto dentro del documento, las sangrías se constituyen en la distancia del
párrafo respecto al margen y lo encuentran en la ficha diseño de página.
TABULACIONES
Se
constituye en la distancia de cada línea de párrafo por respecto al margen del
documento. Estas tabulaciones se aplican al documento cada vez que opriman la
tecla “tab” para establecer de manera
manual primero debemos ver las reglas del documento una vez con la regla
visualizada en pantalla damos clic sobre ella en el sitio donde vamos a ubicar la tabulación esta se representa con
un pequeña l.
DOCUMENTOS COMERCIALES
En
la carta o en la circular que se elaboró se realiza los siguientes pasos:
Ø Dar
clic sobre el estilo sin espacio.
Ø Sobre
la herramienta aumentar y disminuir sangría en la fecha y repetir cuatro veces.
Ø Dar
clic nuevamente sobre la fecha y disminuir la sangría hasta llevar la fecha al
lado izquierdo.
Ø Seleccionar
los párrafos del grupo fuente escogemos
la opción cursiva de la ficha fuente.
Ø Dar
clic en la pestaña tamaño de fuente y cambiar a 9 puntos.
Ø Guardar
el documento dando clic en el botón de la barra de acceso rápido y guardar en
el escritorio para luego subir al blog.
MARCA DE AGUA
Ø Dar
clic en la ficha diseño de página
Ø En
el grupo fondo de página dar clic en marca de agua, se despliega un panel y
elija la opción de marca de agua personalizada.
Ø En
el cuadro de dialogo, escoger la opción de marca de agua imagen.
Ø Dar
clic en el botón seleccionar imagen.
Ø En
el cuadro que aparece en pantalla buscar dentro
del equipo la imagen marca de agua previamente guardada en el computador.
Ø Dar
clic en insertar y por último aplicar.
INSERTAR
ENCABEZADO
Los encabezados son utilizados en la empresa para
colocar el membrete, donde se ubica la imagen o logotipo que representa a la
empresa, el objetivo de la empresa, el slogan y cualquier elemento que
represente la imagen corporativa de la empresa la imagen corporativa de la
empresa. La secretaria debe tener en cuenta que cada empresa personaliza su
membrete.
Para realizar un membrete debemos hacer lo siguiente:
Ø En
el menú cinta en la ficha insertar.
Ø En el
grupo encabezado y pie de página, dar clic en la herramienta encabezado.
Ø Las opciones prestadas allí son preestablecidas
para lo cual debemos
insertar la imagen y comenzar a editar el encabezado.
INSERTAR
PIE DE PÁGINA
Ø Ir
a la ficha insertar del menú cinta.
Ø En
el grupo encabezado y pie de página, dar clic en el botón pie de página, elegir
una opción preestablecida, y escoger la opción pie de página.
En la parte inferior de la página se activa un espacio
automáticamente la ficha contextual. Para insertar una imagen en el pie de
página se sigue el mismo proceso del encabezado.
UNIDAD 2
19.
FOLLETOS
Un folleto es un
impreso reducido de hojas, que sirve como instrumento divulgativo o
publicitario.
El folleto también es una forma sencilla de dar publicidad a una compañía, producto o servicio. Su
forma de distribución es variada: situándolo en el propio punto de venta,
mediante envío por correo o buzoneo o incluyéndolo dentro de otra
publicación de venta o entre otras cosas.
19.1 Organización del archivo
Objetivo: Organizar el archivo inactivo con las tablas de retención.
Los archivos de oficina o de gestión
están formados por los documentos producidos y recibidos por la oficina en el
desarrollo de las funciones y actividades que tengan encomendadas, y
conservados como instrumento para la toma de decisiones, tramitación de asuntos
y defensa de derechos.
18.2
Tabla de retención
Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo
vital de los documentos.
¿Para qué sirve?
Para
identificar:-si las series que componen la tabla de retención documental son
todas las que identifican las funciones;-si los tipos documentales de cada
serie están relacionados en su totalidad;-si los tiempos de retención
estimados para cada serie son los correctos;-si el procedimiento
establecido para conservar el documento es el idóneo.
Importancia de la tabla de retención documental
Ø Facilitan el manejo de la
información.
Ø Contribuyen a la
racionalización de la producción documental.
Ø Permiten a la administración
proporcionar un servicio eficaz y eficiente.
Ø Facilitan el control y acceso
a los documentos a través de los tiempos de
Ø Retención en ella estipulados.
Ø Garantizan la selección y
conservación de los documentos que tienen carácter permanente.
Ø Regulan las transferencias
documentales en las diferentes fases de archivo.
Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos.
18.3
Cajas y rótulos
¿Qué es caja de rotulo?
Son etiquetas identificadoras de papel blanco, sin impresión alguna que dan datos de la biblioteca, líneas de encuadres, etc.
¿Qué es caja
de archivo?
Recipiente,
generalmente con tapa, que sirve para guardar o llevar cosas.
19. AJUSTAR EL TEXTO PARA FOLLETOS
Ø
Ir al menú cinta en la ficha de página.
Ø
Márgenes- margen estrecho.
Ø
Clic en la herramienta orientación, y escogemos la
opción horizontal.
Ø Archivo de programa en el grupo ZOOM.
Ø
Clic en la ficha diseño de página, y luego damos clic
en la herramienta tamaño y en la opción carta.
Ø
Clic en la herramienta columna, luego en más columnas
luego aparece un cuadro de dialogo y damos clic en 3 columnas.
Ø
El espaciado es de 1 cm.
Ø
Luego nos vamos a la ficha inicio, en el estilo Titulo
1 y damos clic en la opción modificar.
Ø
Cambiamos el tipo de fuente.
Ø
Seleccionar calibri, el tamaño 14, azul énfasis 1
oscuro 25% y la alineación es central.
20. COLOCAR VIÑETAS
Seleccionar los nombres de los
integrantes y sobre el grupo párrafo dar clic sobre la pestaña viñetas.
21.
CAMBIAR EL TEXTO A
Seleccionar el nombre de los estudiantes, el de la
herramienta cambiar mayúscula y minúscula del grupo fuente y escoger la opción
mayúscula.
22. AGRANDAR Y DISMINUIR EL TAMAÑO DE UN TEXTO
La secretaria puede disminuir o
agrandar el tamaño de la fuente con 2 herramientas.
Ø Dar
clic sobre la herramienta agrandar fuente del grupo fuente.
Ø Dar
clic en la alineación centrada.
Ø Dar
clic en la pestaña del tipo fuente y dar clic en Century Gotie, si la letra queda muy grande
dar clic en el botón escoger fuente y llevarlo al tamaño que sea útil.
23.
FOLIAR Y LEGAJAR
Después que introduzca los datos enfatizamos algunos
frases de la siguiente manera a la
palabra legajar y foliar le damos clic al final de la palabra y pulsamos la
tecla Enter dos veces para dar más espacio.
Ø Insertar
las imágenes correspondientes y escribe las definiciones.
Ø Luego
seleccionamos todo el texto, pero pulsando las teclas Ctrl + Shift flecha
izquierda. Pulsar la flecha por cada palabra y esta quedara resaltada.
Ø Escoger
el estilo énfasis intenso y repita lo, mismo para la otra palabra.
Ø Seleccione
los párrafos y de clic sobre el botón del grupo estilo y de clic en el texto
normal para las definiciones.
A estos párrafos se le darán un formato especial de la
siguiente manera:
Ø Seleccionar
el texto pulsando la tecla Ctrl + Shift + flecha izquierda y selecciones todos
los del párrafo.
Ø Dar
clic en la pestaña fuente y seleccionar Century Gotie, dar clic en la pestaña
del color del texto y seleccionar el color azul énfasis 1, dar clic cuatro
veces en la herramienta fuente y dar clic sobre negrita, dar clic sobre cursiva
y dar clic sobre alineación centrada.
Para visualizar todas las hojas dar clic en la ficha
vista, dar clic en la herramienta una página del grupo ZOOM y dar clic en
guardar de la barra de acceso rápido.
24.
FORMAS PREDISEÑADAS
La forma prediseñada puede incluirse dentro del diseño
de folleto para realizar diagramas o reforzar conceptos con gráficas también se
puede utilizar para crear el fondo.
Ø Ir
al menú cinta y dar clic en la ficha insertar.
Ø Del
grupo ilustraciones dar clic en la herramienta formas.
Ø Se
despliega un panel en la opciones para insertar, elegir la opción rectángulo y
para dibujarlo dar clic sostenido sobre el sitio donde se muestra la forma y
mueva el mouse a la derecha.
Una vez la
figura insertada se activa la ficha contextual formato y se integra al menú
cinta.
Ø Dar
color a la forma, escoja el color azul claro en la pestaña de herramienta de
relleno d forma.
Ø Para
cambiar el color del contorno, dar clic en la pestaña de herramienta contorno d
forma, escoger el color azul claro para estos casos el contorno y el relleno
son iguales.
25.
ORGANIZACIÓN DEL TEXTO CON GRÁFICO SMARTART
Un gráfico SmartArt comunica
información precisa, organizad y agradable a la vista para utilizar el gráfico debe primero saber qué información le va a colocar y organizarla para poder
saber qué tipo de gráfica se ajusta más a su información.
Del tipo de información depende
la efectividad del gráfico.
Ø En
el menú cinta dar clic en la ficha insertar.
Ø Del
grupo ilustraciones, seleccionar SmartArt.
Ø Del
cuadro de dialogo elija el gráfico que usted desee. Al lado derecho del gráfico
aparece una breve explicación del gráfico donde usted se hace una idea para que
sirve cada gráfico por ejemplo: si usted quiere explicar el proceso interno de
una empresa desde que el cliente recibe la información, hasta sus documentos
queden archivado usted debe elegir el gráfico que más le ajuste para seguir
esta ruta. Cuando
elija el cuadro le da clic en aceptar.
Y el cuadro queda en modo edición y usted
puede escribir.
26. INSERTAR
TABLA E IMÁGENES PREDISEÑADAS
Para insertar una tabla dentro del documento.
Ø Damos
clic en la línea justo debajo del gráfico SmartArt inicialmente ingresamos el título
de la tabla.
Ø Pulsar
la tecla Enter para el espacio entre el gráfico y del título.
Ø Dar
clic en el estilo Título 2 y digitar el título para la tabla.
Ø Seleccionar
la parte que se ha escrito, pulsando la tecla Ctrl + flecha izquierda y escoger
la fuente que tengan escrita hasta que todo el texto se ajuste a una sola línea del párrafo, dar clic al
final de la línea y pulsar la tecla Enter para espacio de la tabla.
Ø En
el menú cinta dar clic en la ficha insertar, dar clic en la herramienta tabla
del grupo tabla.
Ø En el
panel desplegable seleccionar el número de columna y el número de fila que
necesites.
Ø En el
menú cinta también aparece dibujar tabla con un lápiz donde puedes realizarlo
manualmente.
Ø Cuando
insertes la tabla con filas y columnas te aparece en la hoja un tamaño auto ajustable.
26.1.
Editar el estilo de tabla
Anteriormente
se hizo uso de las galerías de Word es una nueva tecnología que nos permite
tener una vista precisa en tiempo real de gran variedad de posibles resultados
para un elemento sin necesidad de un cuadro de dialogo completo.
Su funcionalidad
dinámica permite aplicar diseños, editar y dar formato de forma rápida.
La ficha
contextual diseño aparece dentro del menú cinta de allí se puede editar el
estilo de tabla insertada.
Ø En el
grupo estilo seleccionar el botón más.
Ø Escoger
el estilo para la tabla recuerde que puede pre visualizar todos los estilos solo
con situar el mouse sobre el estilo.
Ø Usar
la barra de deslizamiento para buscar la opción sugerida. Y elegir cuadricula media
3 énfasis 1
26.2
Insertar filas y columnas en una tabla del documento
Ø Por
lo tanto dar clic sobre una de las celdas
Ø Dar
clic en la ficha contextual presentación, del grupo fila y columna.
Ø Dar
clic en el botón insertar abajo.
Ø Dar
clic de nuevo si es necesario insertar dos filas adicionales o más.
Ø Para
insertar nueva columna Dar clic en la opción insertar a la izquierda
26.3
Combinar celdas
Le permite a la secretaria que un conjunto
seleccionado de celda se combine y se transforme en una sola.
Ø Seleccionar
la primera columna dar clic sobre la primera celda hasta la última.
Ø Dar
clic en la herramienta combinar celda del grupo celda y se darán cuenta que la
celda de la primera columna se habrán convertido en una sola.
26.4
Cambiar la dirección de texto combinada
Ø Dar
clic en la herramienta dirección de texto dos veces. Esta celda tendrá un texto
de 90º
Ø Se
alineara con el margen izquierdo de la celda. Dar clic en la celda al insertar
el texto y centrar el texto frente a la
celda que lo contiene.
Ø Dar
clic en alinear verticalmente del grupo alineación.
26.5
Ampliar la dimensión de la celda
El ancho de esta celda es muy amplio y resta espacio a
la otra columna. Para modificar su tamaño, dar clic sostenido en la marca de edición de columna
que se realiza en la regla y mover los marcos a la nueva posición.
Es posible de igual manera, dar dimensión por medio de
la ficha contextual de la tabla en este caso la altura de las columnas no
permite que el texto de la primera celda encaje.
Dar clic en la primera celda de la segunda columna y
seleccionar la celda en la columna dos desde la primera celda hasta la última
celda.
Par modificar la altura dar clic en alto de la fila de tabla y digitar el
nuevo valor en este caso usaremos 0,7 cm.
Para complementar el contenido de la tabla debemos
hacer lo siguiente.
Ø Dar
clic sobre la primera celda de la segunda columna.
Ø Digitar
el texto. Pulsa la tecla Tab para pasar a la siguiente celda de insertar texto.
Ø El
ancho de esta celda es muy reducida para modificar su tamaño dar clic sostenido
en ancho de la marca de edición que se visualiza en la regla mover L.
Ø Mover
la marca a la nueva posición y dar clic en la segunda celda de la tercera
columna, para ingresar debe avanzar por la celda en la flecha del teclado.
26.6
insertar básicas a la tabla
Para insertar la fórmula sumatoria dar clic en el
botón de datos de la ficha contextual “PRESENTACIÓN”, de la opción dar clic sobre fórmula.
La fórmula sumatoria es la predominada. El cuadro de
dialogo en la casilla formula, puede
haber la composición de la misma la palabra Above se refiere a sumar las celdas
superiores. Inmediatamente el número de la sumatoria de los valores de la celda
aparece.
26.7
Seleccionar la tabla completa
Si deseas entrar los textos verticalmente seleccionar
toda la tabla. Para ello, dar clic en el cuadro de selección de tabla, un
pequeño icono en forma d cruz que aparece en
. Dar clic en
alinear verticalmente en el grupo alineación.
27. IMÁGENES PREDISEÑADAS
Ø En
el menú cinta dar clic en la ficha insertar.
Ø Dar
clic en la herramienta imágenes pre diseñadas del grupo ilustraciones una
ventana acopla ble aparece en lado derecho de la ventana.
Ø En
la casilla buscar; digitar el tipo de imagen que se busca de acurdo a lo que
necesites.
Ø Dar
clic en el botón buscar es posible que una ventana aparezca sugiriendo que la
búsqueda sea Online. Dar clic en el botón si, sí el computador está conectado a Internet.
Ø Las
imágenes aparece en una ventana
desplegable y para insertar la imágenes pre diseñadas dar clic sobre
ella.
Ø Una
vez insertada disminuir la imagen dando clic sostenido desde la esquina superior derecha hasta que
llegue al tamaño deseado.
Ø Cerrar
la ventana acopla ble imágenes pre diseñadas dando clic en la x.
27.1
Formato a las imágenes
En el menú cinta aparece una ficha contextual llamada
FORMATO, para editar la imagen prediseñada hay encontraremos múltiples
opciones:
Ø Para
dar un efecto especial a la imagen en el grupo estilo dar clic en el botón más.
Ø Del
panel, escoge la opción derecha con perspectivo reflejado, recuerda que puede
haber en la imagen con solo
sobrepasar el mouse sobre cada muestra.
Ø Ir
a la ficha inicio
Ø Dar
clic en la alineación centrada para centrar la imagen.
Ø Disminuir
el tamaño de la imagen. Dando clic sostenido la esquina superior derecha.
27.2
Cuadro de texto y corrección ortográfica
Ø Insertar
cuadro de texto con imagen de apoyo, las imágenes de apoyo pueden ser una
fotografía previamente descargada del computador.
Ø Insertar
la imagen de apoyo desde la herramienta apoyo de la ficha insertar. Pulsar la
tecla derecha para seleccionar la imagen.
Ø Para
saltar al la siguiente columna dar clic en la ficha diseño de página.
Ø Dar
clic en la herramienta saltos y escoger la opción columna.
27.3
incluir forma prediseñada par el fondo
Para crear el diseño de la segunda columna, es
necesario insertar una forma prediseñada
de rectángulo realizando los siguientes pasos:
Ø Ir
a la ficha insertar.
Ø Dar
clic en forma.
Ø Seleccionar
la opción rectángulo.
Ø Dibujar
en pantalla el rectángulo.
Ø Cambiar
el tamaño a la altura 6.
Ø cambiar el tamaño ancho 9.
Ø Cambiar
el relleno y contorno.
Ø Para
alinear la figura dar clic en la herramienta alinear.
Ø Dar clic en la opción alinear verticalmente.
Ø Copiar
el rectángulo presionado la tecla Ctrl + C.
Ø Dar
clic en la pantalla y pegar la copia pulsando el teclado Ctrl + V.
Ø Dar
clic sobre la copia del rectángulo.
Ø Dar
clic en la ficha contextual formato.
Ø Dar
clic en la opción alinear.
Ø Elegir
la opción alinear en la parte inferior, y finalmente los dos rectángulos
aparecen alineados.
24.
CUADRO DE TEXTO Y CORRECCIÓN ORTOGRÁFICA
Ø
Insertar cuadro de texto con imagen de apoyo, las
imágenes de apoyo pueden ser una fotografía previamente descargada del
computador.
Ø
Insertar la imagen de apoyo desde la herramienta apoyo
de la ficha insertar. Pulsar la tecla derecha para seleccionar la imagen.
Ø
Para saltar a la siguiente columna dar clic en la
ficha diseño de página.
Ø
Dar clic en la herramienta saltos y escoger la opción
columna.
24.1
INCLUIR FORMA PREDISEÑADA PARA EL FONDO
Para crear el diseño de la segunda columna, es
necesario insertar una forma prediseñada
de rectángulo realizando los siguientes pasos:
Ø
Ir a la ficha insertar.
Ø
Dar clic en forma.
Ø
Seleccionar la opción rectángulo.
Ø
Dibujar en pantalla el rectángulo.
Ø
Cambiar el tamaño a la altura 6.
Ø
cambiar el
tamaño ancho 9.
Ø
Cambiar el relleno y contorno.
Ø
Para alinear la figura dar clic en la herramienta
alinear.
Ø
Dar clic en la
opción alinear verticalmente.
Ø
Copiar el rectángulo presionado la tecla Ctrl + C.
Ø
Dar clic en la pantalla y pegar la copia pulsando el
teclado Ctrl + V.
Ø
Dar clic sobre la copia del rectángulo.
Ø
Dar clic en la ficha contextual formato.
Ø
Dar clic en la opción alinear.
Ø
Elegir la opción alinear en la parte inferior, y
finalmente los dos rectángulos aparecen alineados.
Al presentar un informe de texto la secretaria debe
utilizar muchas imágenes, bien sea de la página web, de una cámara, de un
celular o imágenes pre diseñadas En el siguiente ejercicio insertaremos una
imagen de carpeta de archivo.
En el segundo rectángulo o recuadro insertaremos la
imagen de una caja de archivo.
Estas imágenes deben ir alineadas hacia el margen izquierdo.
En el encabezado y pie de página deben colocar lo
siguiente:
Ø En
el encabezado: colocar, Trabajo y Organización e inventario dela Archivo
Inactivo. Fondo documental TECNICOR. Y agregar la imagen del escudo de Técnicor.
Ø Pie
de página: Secretariado Ejecutivo Matinal y los nombres de los integrantes del grupo.
Para alinear las imágenes hacia el lado izquierdo haga
lo siguiente:
Ø Dar
clic en la ficha inicio.
Ø Dar
clic en la opción alineación izquierda.
Ø Ir a
la ficha vista.
Ø Dar
clic en la opción una página. Es necesario ver la totalidad del documento pues
las imágenes a editar abarcan la totalidad del espacio editable.
Ø Ir a
la ficha insertar.
Ø Dar
clic en la herramienta imagen.
Ø Incluir las dos imágenes anteriormente
mencionadas.
24.2 CORREGIR ORTOGRAFÍA Y
Generalmente cuando una secretaria escribe en cuadro
de texto surgen problemas de ortografía, por lo tanto usaremos ortografía y gramática,
que hace una revisión total del documento mostrando de una a una las correcciones
necesarias.
Ø
Ir a la ficha revisar
Ø
Dar clic en corrección ortográfica y gramática.
Ø
Un cuadro de dialogo aparece en pantalla, mostrando en
rojo la palabra a corregir. En la parte inferior se encuentran las sugerencias.
Ø
Dar clic en la palabra correcta.
Ø
Dar clic en el botón cambiar.
Ø
Recuerda que hay palabras que el computador desconoce
y aunque estén bien escritas las subraya. Hay correcciones gramaticales, donde
normalmente se usa de color verde.
Ø
Y si el botón cambiar no está activo puede dar clic en
el botón omitirá una vez.
Ø
Existen que se repitan varias veces en el documento y
posiblemente todos tengan el mismo error ortográfico, entonces dar clic en el botón
cambiar todos para que el programa corrija todas las palabras que contengan el
mismo error.
Ø Y por
último dar clic en aceptar.
25.
CAMBIAR CORRESPONDENCIA
Una de las herramientas más útiles para una secretaria
es la combinación de correspondencia ya que le permite la combinación de un
archivo con texto fijo, pero con datos variables al más enano con un archivo
externo.
Ø Dar
clic en el grupo correspondencia en donde se encuentran las opciones para crear
los destinatarios.
Ø Selecciona
la herramienta iniciar combinación de correspondencia, dar clic sobre cartas.
Ø Dar
clic e las herramientas de destinatario.
Ø Dar
clic en la opción nueva lista, el cuadro de dialogo escribir nueva lista
aparece en pantalla debemos establecer que información vamos almacenar en la
lista de destinatario.
Ø Dar
clic en el botón personalizar columna.
Ø En el
cuadro de diálogo personalizar lista de direcciones, podemos agregar o
quitarlos campos que sobren o hagan falta:
Del texto seleccionamos campo y le damos eliminar, una
advertencia aparece en pantalla, dar clic en el botón si, fíjese que este campo
desaparece del listado, de la misma manera eliminamos provincia, estado,
estado, países o regiones.
Entonces debe crear los campos que usted necesita. Para
crear un nuevo campo es necesario crear con el botón agregar el nuevo campo, en
el espacio digitar el nombre del campo coloca cargo, dar clic en aceptar en el
cargo aparece en lista una vez digitado , pero es necesario ubicarlo dibujo del
campo de nombre y apellido, dar clic en subir, hasta ubicar en el sitio de este
campo y dar clic en insertar, luego debe insertar los datos del destinatario y
dar clic en tratamiento y digitar el texto señor, dar clic en el nombre y
digitar Manuel, dar clic en apellido y digitar Lozano y así sucesivamente ingresara
todos los datos del destinatario.
Cada dato debe ser completo y para moverse entre celda
pulsar la tecla Tab o pulsar las flechas del teclado según la dirección que necesites.
Una vez completado los datos del primer destinatario,
dar clic en el botón nueva entrada y llena cuanto destinatario necesites luego le
da guardara lista y dar nombre al archivo
25.1
COMBINAR CORRESPONDENCIA Nº 2
Una vez creada la lista de destinatario, es necesario ubicar
dentro de la carta de presentación los campos que se combinaran con los
listados .iniciaremos insertando una macro que nos actualice la fecha automáticamente:
Ø Seleccionar
la fecha en la carta.
Ø Borrara
la selección pulsando la tecla back space.
Ø Ir a
la ficha vista seleccionar la herramienta macro.
Ø Del
panel seleccionar ver macro.
Ø En el
cuadro de dialogo que aparece en pantalla digitar el nombre de la macro todo
pegado insertar campo.
Ø De la
opción del, listado seleccionar todo pegado InsertarCampoFecha.
Ø Dar
clic en el botón ejecutar.
El formato actual de la fecha no es conveniente para
la carta. Para cambiar el formato debe hacer lo siguiente:
Ø Dar
clic sobre el elemento un cuadro enmarcar, la fecha. Pulsar el botón derecho
sobre este campo.
Ø Del
panel, seleccionar la opción editar campo.
Ø En pantalla
aparece el cuadro de dialogo campo.
Ø Del
listado propiedades de campo en formato de fechas seleccionar la opción mostrada
en la pantalla y dar clic en aceptar.
25.2
COMBINAR CAMPOS COMBINADOS
Son la información que se importara del listado del destinatario
a la carta creada, para lo cual debe hacer lo siguiente:
Ø Seleccionar
el texto señor y borrarlo con la tecla back space.
Ø Ir a
la ficha correspondencia.
Ø Seleccionar
la herramienta campos combinados.
Ø Del
panel seleccionar tratamiento. Para separar los campos entre sí debe pulsar la
tecla Enter.
Ø Todos
los campos de la carta se inserta de la misma manera.
Ø Para
insertar la línea de saludo es necesario seleccionar la actual y eliminarla.
Ø Dar
clic sobre la herramienta línea de saludo.
Ø En el
cuadro de dialogo insertar línea de saludo.
Ø Podemos
seleccionar las opciones generalmente presentan varios saludos pertinente para
la carta.
26. CREAR UNA PLANTILLA
Son documentos de Word que
permiten editar los datos pero que guardan todos los formatos definidos en
ellos. Es decir podemos utilizar esos formatos uno y otra vez sin que tener que
arreglar los márgenes, con todos los elementos como tipo de letra, tamaño, etc.
Realicemos el siguiente ejemplo:
Ø Dar
clic en el botón office o archivo según sea el caso
Ø Seleccionar
la opción guardar como.
Ø Del
panel emergente seleccionar la opción plantilla de Word.
Ø Dar
clic en la casilla guardar miniatura. Este permite generar una imagen de la
plantilla para visualizarla.
Ø Dar
clic en examinar carpeta
Ø Digitar
el nombre de la plantilla que desee.
Ø En el
listado de tipo de archivo dar clic en la opción plantilla habilitada.
Ø Dar
clic con el botón guardar.
Cada vez que desee utilizar esa plantilla debe crear
un documento nuevo pero a partir de la existente de la siguiente manera:
Ø Dar
clic en la opción nuevo a partir del existente.
Ø Seleccionar
la plantilla creada.
Ø Dar
clic en el botón crear nuevo.
Ø Anteriormente
se protege el documento con una contraseña.
Ø Dar
clic en aceptar.
Ø Una
advertencia de Microsoft Word aparece en pantalla, indicando que se ejecutara
un comando llamado “SQL” esta es la base de datos creada para el listado de
clientes si la carta contiene combinación de correspondencia.
Ø Luego
se crea un nuevo documento donde podrá hacer las modificaciones pertinentes a
las plantilla y ya lo puedes guardar como un documento natural.
También
puedes hacer plantillas prediseñadas lo cual le sirve a la secretaria para
agilizar sus tareas cuando no posee una base de datos. Algunos s de estas
plantillas ya vienen hechas y se aplican por defecto, otras plantillas las
puedes descargar por internet directamente, de tal manera que encontramos
plantillas de memorando, circular, d hojas d vida, de estilos de carta y hasta
de portadas de trabajo para esto es necesario que la secretaria tenga en cuenta
que el internet esté conectado al momento de realizarlo.
Ø Archivo
Ø Seleccionar
la opción nuevo.
Ø Se abrirá
el cuadro de dialogo donde le presenta un abanico de posibilidades de elegir
nuevos documentos como por ejemplo calendario.
Podemos buscar estas plantillas Online para esto:
Ø Dar
clic en la casilla de búsqueda y digitar el nombre del elemento que quieras
buscar.
Ø Dar
clic en el vínculo iniciar búsqueda y aparece una serie de elementos que para
verlas debe usar la barra de deslizamiento, una vez elegido el modelo seleccione
la plantilla que va a utilizar y de clic en el botón descargar. Un cuadro de descarga aparece en
pantalla y se abre una nueva ventana con la plantilla descargada donde la
modificaras y la guardas como un documento común y corriente.
27. ESQUEMAS Y NIVELES
Para realizar un documento que contenga
índice Microsoft Word tiene varias herramientas que faciliten esta labor para
lo cual inicialmente hay que crear el esquema del catálogo.
Ø Dar
clic en la ficha vista.
Ø Dar
clic en el botón esquema. La ficha esquema aparece al lado de la ficha inicio.
Ø Insertar
el texto. Puedes insertar todos los temas de su trabajo ejemplo: Carpeta,
colgante, caja, estante, etc. Una vez finalizado la insertación de datos y a la
parte superior usando las
barras de deslizamiento o dar clic en el botón página anterior.
El título puede ser tras paso del archivo activo e
inactivo, esta será el nivel 1, en el nivel 2 debe colocar el número del
estante o el nombre y así sucesivamente con los números de las cajas.
Para cambiar el nivel de cada enunciado:
Ø Dar
clic en el botón inicio.
Ø Dar
clic en la pestaña de niveles y seleccionar el nuevo nivel realizar los mismos
pasos para todos los enunciados. Es posible cometer equivocaciones frente al
nivel en que deban estar cada enunciado en este caso, uno de los enunciados
queda en un nivel más bajo que el resto para esto uno debe corregir de esta
manera.
·
Dar clic en el botón aumentar nivel.
·
Los botones aumentar y disminuir nivel cumplen los
mismos funciones de
asignación de nivel. Solo hay que dar clic hasta llegar al nivel
requerido.
CONCLUSIONES
Microsoft
Word es un programa útil de oficina y ofrecen funciones para dar formato a los
documentos es un procesador de textos del paquete de software. Puede
usarlo para escribir cartas, informes y otros documentos.
Es una herramienta de trabajo que sustituye a la antigua
máquina de escribir. En el Word el trabajo es más sencillo y múltiple. El Word
se conoce con el nombre de Procesador de Textos o Procesador de Palabras Este
es un ejemplo de cómo se deberá escribir un texto en el Área de Edición o área
de trabajo del Microsoft Word. Fue creado por la empresa Microsoft, y
actualmente viene integrado en la suite ofimática Microsoft Office.
BIBLIOGRAFIA
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