MILENA MORENO MARTINEZ,PASO A PASO DE MICROSOFT WORD

                                               T      E      C      N      I      C      O      R

                                                            1 era UNIDAD

                                                Milena Alexandra Moreno Martinez

                                             Programa Secretariado Ejecutivo Sistematizado

                                                   Docente:  Mirta Zabaleta Muñoz

                                                     Barranquilla-Atlántico

                              

                                                          Enero 22/2013

     

                                                   Horario: 7:00 a.m – 9:00 a.m 

                    

¿Qué es Microsoft Word?

Es un software destinado al  procesamiento de textos, de hecho es procesador más popular y usado en el mundo ya que este nos permite, editar y modificar documentos.

Se usa el nativo o partícula “Doc”, que esta hace referencia a la extensión de archivos (Documentos)

¿Qué es un procesador de textos?

Es un aplicación informática que está destinada a la creación o modificación de textos escritos por medio de una computadora, esta tiene la apariencia de una máquina de escribir es decir su teclado, siendo esta más potente y eficaz, tiene funciones : Tipográficas ,Idiomáticas, u Organizativas .

Importancia de Microsoft Word en una secretaria:

Editar documentos tales como:

ü  Cartas

ü  Actas

ü  Circulares

ü  Informes

ü  Certificados

ü  Memorandos

ü  Folletos

Cuando no tengamos Microsoft Word en el acceso directo del escritorio, debemos realizar los siguientes pasos:

I.) Clic en el botón Inicio

II.)Clic en todos los programas

III.)Clic en Microsoft Office

IV.) Clic en Microsoft Office Word

Y para crear el acceso directo realizamos los siguientes pasos :

I.) Clic en el botón Inicio

II.)Clic en todos los programas

III.) Clic en Microsoft Office

IV.) Clic en Microsoft Office Word

V.) Clic en el mouse donde aparecerá un cuadro allí damos clic en enviar al escritorio:

Toda secretaria debe tener la precaución de guardar su documento, para así evitar imprevistos

Para fotografiar la pantalla del computador: se realiza oprimiendo las teclas o comandos=

Control +G, luego buscamos el archivo donde queremos poner nuestra imagen y oprimimos los comandos Control + V

Para guardar un archivo de Word en el pc  debemos realizar los siguientes pasos:

I.) Editar el archivo

II.) clic en botón de Office aparecerá un cuadro de dialogo

III.) clic en guardar como

IV.) Allí elegimos en que carpeta lo deseamos guardar

V.) Y damos clic en Guardar

Para elegir guardar en el escritorio:

I.)Clic en el botón Office

II.)Clic en guardar como

III.) Clic en Escritorio

IV.) Clic en guardar allí 

Para elegir guardar en un dispositivo extraible como memoria USB u otro dispotivos :

I.) Clic en el  botón Inicio de mi PC

II.)Clic en mi pc

III.) Ubicamos el dispositivo extraible, memoria USB

IV.) Allí hacemos doble clic para abrir

V.) Clic en  guardar

Las normas técnicas Colombianas se reglamentan de ciertas formas para documentos largos y cortos:

Son las siguientes:

Documentos Largos:                                                                    Documentos Cortos:

3 cm  Izq.                                                                                           4 cm  Izq.

3 cm   Sup                                                                                                                           4 cm   Sup

2 cm  Der                                                                                            3cm  Der

2 cm   Inf                                                                                             3 cm  Inf

Documentos Cortos:

Documentos Largos:

Barras de Desplazamiento:

Permite mover el documento a lo largo y ancho del espacio de trabajo. Simplemente hay que desplazar la barra arrastradora con un clic sostenido o dando clic sobre las flechas nos permite avanzar según un objeto de búsqueda. Para definir este objeto damos clic en el círculo. Allí nos aparece un pequeño cuadro enseñando cuales son los distintos objetos.

La secretaria para seleccionar un tipo de selección por página, debe hacer clic sobre el icono (Esta en la parte derecha de abajo)

Aparecerá un cuadro pequeño:

ICONOS :

 

IR A 






   


           BUSCAR

     MODIFICAR

EXAMINAR POR TITULO 

EXAMINAR POR GRÁFICOS 







EXAMINAR POR TABLAS

EXAMINAR POR CAMPOS

EXAMINAR POR NOTAS AL FINAL 

EXAMINAR POR NOTAS AL PIE

EXAMINAR POR  COMENTARIOS

EXAMINAR POR SECCIONES 

EXAMINAR POR PAGINAS 


Menú Cinta:
tiene acceso directo por el teclado para identificar teclas que activan una respectiva ficha,grupo o función especifica ,mantenemos oprimida la tecla ALT Pulsando la tecla Alt entramos al modo acesso directo por teclado de esta forma aparecerán pequeños recuadros juntos a las pestañas y opciones indicando la tecla o conjuntos de teclas  que deberá pulsar para acceder a esta opción sin necesidad de un mouse

Margenes :

I.) Clic en ficha diseño de pagina 

II.) Clic en herramientas ,margenes personalizados 

III.) Clic en cuadro de dialogo,configurar paginas 

Orientación :

 I.) Clic en  Orientación 

II.) Clic en opción  papel y opción carta, Clic en Enter o Aceptar : 

Reglas:


Son guías en el documento que nos permite visualizar la distancia equivalente en centímetros tanto el ancho como el largo del documento,simplemente damos clic en el icono que generalmente se encuentra en la parte derecha debajo de los grupos :

Diseñar bordes y sombreados:

I.) Clic en la ficha diseño de página, clic en el grupo fondo de pagina

II.) Clic en borde de página

III.) El cuadro de dialogo bordes aparece en la pantalla del pc

VI.)Para cambiar el color del borde hacemos clic en la pestaña opción color hay escogemos un color de la paleta 

V.) Cambiar el grosor del borde a los números deseamos, según sea el caso 

VII.) En la vista previa del cuadro podemos visualizar como queda el borde de página, clic en opción arte

VIII.) Clic en aceptar

Barra de Zoom:

Se utiliza para cuando la secretaria quiera aumentar visualmente el documento, dentro de la interfaz tenemos la herramienta Zoom, es una pequeña barra que se encuentra en la parte inferior del trabajo y se hace necesario cuando tenemos utilizarla cuando tenemos documentos con letra menuda.

Como por ejemplo los contratos que generalmente son escritos en  Calibri # 8

 Guardar usando la barra de acceso rápido:

Como su nombre lo indica, esta le permite a la secretaria un acceso rápido a los comandos más usados y se encuentra siempre disponible dentro del programa de Word y la ubicamos en la parte superior izquierda, de la pantalla del pc al lado o sobre archivo

Es posible que usted como secretaria personalice esta barra con los comandos que usted más utilice, así se encontrara siempre disponible para realizar el trabajo más rápido

Para ello hay que dar clic en la flecha al final de la barra despliega unas funciones que una quiera incluir 

Ejemplo de activar unas funciones:

Modificar Estilos :

la secretaria debe tener en cuenta el estilo mas apropiado para cada documento que elabore .Para la carta comercial el estilo mas utilizado debe ser sin espacio que se encuentra predefinido desde la galería de Word llamados Estilo para que la secretaria seleccione un estilo tiene que realizar los siguientes pasos :

I.) Clic en el estilo especifico de la galería,en este caso sin espacio :

Aumentar o Disminuir Sangría :

  Es una de las formas con las que la secretaria puede darle estilo a un texto al formato de un texto.La sangría se constituye en la distancia del párrafo respecto al margen y lo encuentra en la ficha Diseño de Página :

Aumentar Sangría 

Disminuir Sangría :

Tabulaciones :

Ese constituye en la distancia de cada linea de párrafo con respecto  a los margenes de documentos.Estas Tabulaciones se aplican al documento cada vez que oprima la tecla Tab .Para establecerla de manera manual primero debemos ver las reglas del documento.

Una vez con la regla visualizada en pantalla damos clic sobre ella en el sitio donde vamos a ubicar la tabulacion este se representa con una pequeña L

PASO A PASO DOCUMENTOS COMERCIALES :

MARCA  DE AGUA:

I.) Clic en la ficha de Diseño de Página

 II.) Clic en el grupo fondo de página, clic en marca de agua:

III.)Se despliega un panel y elegir la opción marca de agua personalizada:

IV.) En el cuadro de dialogo escoger la opción marca de agua de imagen:

V.) Dar clic en el botón seleccionar imagen:

VI.) En el cuadro que aparece el pantalla buscar dentro del pc o donde tengamos guardada nuestra imagen (la marca de agua) previamente guardada en el computador 

VII.) Clic en Insertar y aplicar 

VIII.) Clic en Insertar y aplicar:

INSERTAR ENCABEZADO:

Son utilizados en la empresa para colocar el membrete, donde se ubica la imagen o logotipo que representa la imagen corporativa de la empresa. La secretaria debe tener en cuenta que cada empresa personaliza su membrete para realizar un membrete debemos hacer lo siguiente:

I.) Ir al menú cinta, ficha insertar

II.) En el grupo encabezado y pie de página dar clic en encabezado:

III.) Las opciones mostradas hay son preestablecidas para lo cual debemos insertar la imagen de la empresa y comenzar a editar el encabezado:

INSERTAR PIE DE PÁGINA:

I.) Ir a la ficha insertar del menú cinta

 II.) En el grupo encabezado y pie de página dar clic en pie de pagina

III.) Elegir una opción preestablecida, escoger la opción pie de página, en la parte inferior de la página se activa un espacio, la ficha contextual aparece de manera automática 

IV.) Para insertar una imagen el pie  de página se sigue el mismo proceso que insertar el encabezado  

BIBLIOGRAFIA 

https://www.tecnicor.edu.com 

https://www.yahoo.es  

Presentado y Editado Por : Milena Moreno Martinez 

Programa de Secretariado Ejecutivo Sistematizado 

Jornada :Mañana 

Enero 21/2013

Barranquilla-Atlántico