INFORME DE ANGIE

INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

PARA: Dr. Efraín López Portillo, Gerente

DE:   Juan López R.

EL PROBLEMA:

Por instrucciones de la Gerencia se ha buscado determinar por qué el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.

ANALISIS:

Las repetidas reclamaciones y protesta por parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea para el material de archivo que se toma presentado de la oficina del señor Felipe Torres. Aunque este empleado es competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aún no han sido de vueltos al archivo central; siguen un lento proceso de seguimiento entre el Departamento d Archivo y los diversos usuarios.

La demora se traduce en horas –hombres perdidas porque disminuyen el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmosfera en el Departamento de Archivo es pesada por estos inconvenientes.

SUGERENCIAS:

Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, sería el cambio de su. Sistema de control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.

Cambios sugeridos

a) Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos de archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una tarjeta de Requisición por primer usuario y devueltos por el último. Para ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior.

b) Recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada dia.Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.

C) Aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones en la tarjeta de Requisicion.Adjunto a este informe un emplear de la requisición actual y un bosquejo para su examen y consideración.

CONCLUSIONES:

Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorando de inmediato en eficiente, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.

Las relaciones humanas, por otro lado, se mejoraría y desaparecerían las causas de la demoras en el servicio.

Asistente de gerencia

Lima.5de mayo de 199-