INFORME SOBRE EL TRASPASO DE LOS DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN AL ARCHIVO CENTRAL E INACTIVO.
PARA: Sr. Mirtha Zabaleta M, Docente
DE: Avis Charris Pérez
Estefany Ferraris Gamero
Zuleimi Guzmán Ramírez
Sally López Coba
Lorainne Obredor Molina
Martha Pérez Suárez
Barranquilla, 27 de Agosto de 2012
OBJETIVO: Organizar los dos archivos de la institución, logrando así el buen manejo de toda la documentación, tanto inactivo como de gestión.
DESARROLLO: El pasado viernes 25 de agosto del año en curso, se realizó una jornada de archivología con las estudiantes de secretariado ejecutivo.
Durante esta jornada, se dividió el curso en varios grupos, los cuales ejercieron diferentes tareas.
La actividad consistía, en el traspaso de la documentación inactiva del archivo de gestión al archivo central.
CONCLUSIONES: Se presentaron varios hechos:
1. El grupo que se encontraba en el archivo de gestión, que son las estudiantes mencionadas en primera instancia; se encargó de sacar del stand, las AZ que contenían hojas de matriculas de estudiantes matriculados en los diferentes programas, desde el año 2009 en fechas descendentes.
2. Esta documentación se anotó en una planilla de “inventario único de documentación” y automáticamente se enviaba al otro archivo.
3. Luego, nos en cargamos de foliar unos documentos que se encontraban en unas cajas, y se les realizó el mismo proceso que las AZ.
RECOMENDACIONES:
1. Creemos que la actividad debió ser efectiva, puesto que había la cantidad suficiente de estudiantes para culminar la labor.
2. Esperamos que el archivo se mantenga organizado.
3. Que se asigne permanentemente una persona que se encargue del manejo efectivo, y ordene adecuadamente cada vez que lo considere necesario.
Atentamente,
Martha Pérez Suárez
Elaborado por: Avis Charris Pérez
Estefany Ferraris Gamero
Zuleimi Guzmán Ramírez
Sally López Coba
Lorainne Obredor Molina
Martha Pérez Suárez
No hay comentarios:
Publicar un comentario