INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA: Dr. Efraín López
Portillo, Gerente
DE: Juana López R.
EL
PROBLEMA:
Por instrucciones de la Gerencia se ha
buscado determinar por qué el departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora
su verdadero cometido: preservar documentos validos y dar información
inmediata.
ANALISIS:
Las repetidas reclamaciones y protestas por
parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea
para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor
Felipe Torres. Aunque este empleado es competente, el método de control actual
ocasiona la demora de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo
central; siguen un lento proceso de seguimiento entre el departamento de
archivo y los diversos usuarios.
La demora se traduce en horas-hombres
perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo producción en los departamentos que dependen
del archivo como fuente material. La atmosfera en el departamento de archivo es
pesada por estos inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que una manera de mejorar el
funcionamiento del departamento de archivo para que cumpla sus objetivos, sería
el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común
acuerdo con el señor Torres.
Cambios
sugeridos:
a) Establecerun sistema
de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos
por varios departamentos, sean recogidos mediante una tarjeta de requisición
por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también se
necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada
nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior.
b) Recomiendo
igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas
correspondientes a cada día. Este archivo de tarjetas en el escritorio del
señor Torres le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados,
así como la rápida localización de los documentos por los diferentes
departamentos de la empresa.
c) Aconsejo,
finalmente, ciertas innovaciones en la tarjeta de requisición. Adjunto a este
informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su examen y
consideración.
CONCLUSION:
Creo sinceramente que el departamento de
Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de
operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de
una información rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se
mejorarían y desaparearían las causas de las demoras en el servicio.
Asistente de gerencia
Lima, 5 de mayo de 2012
No hay comentarios:
Publicar un comentario