INFORME
SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO.
PARA: Dr. Efraín López Portillo, Gerente
DE: Juana López R.
EL PROBLEMA:
Por instrucciones de la gerencia se ha
buscado determinar por qué el departamento de archivo no ha cumplido hasta
ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.
ANALISIS:
Las repetidas reclamaciones y protestas por
parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea
para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor
Felipe Torres. Aunque este empleado es competente, el método de control actual
ocasiona la demora de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo
central; siguen un lento proceso de seguimiento entre el departamento de
archivo y los diversos usuarios.
La demora se traduce en horas-hombres
perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos
que dependen del archivo como fuente de material. La atmosfera en el
Departamento de Archivo es pesada por esos inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que una manera de mejorar el
funcionamiento del Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, seria
el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común
acuerdo con el señor Torres.
Cambios sugeridos:
a)
Establecer
un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo,
requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una tarjeta de
requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también
se necesitara el empleo de una tarjeta de trasferencia, que al firmarla cada
nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior.
b)
Recomiendo
igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas
correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día.
Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres permitiría, de
inmediato, recoger los documentos prestados, así como la rápida localización de
los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.
c)
Aconsejo,
finalmente, ciertas innovaciones en la tarjeta de Requisición. Adjunto a este
informe un ejempla de la requisición actual y un bosquejo para su examen y
consideración.
CONCLUSIÓN:
Creo sinceramente que el Departamento de
Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por un gran volumen de
operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficina dependen de
una información rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se
mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.
Asistente de gerencia.
Barranquilla, 21 de agosto de 2012
Elaborado por:
SALLY LOPEZ COBA.
SECRETARIADO EJECUTIVO.
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