INFORME
ADMINISTRATIVO
PARA: Mirta Zabaleta
DE: Martha Caballero, Angie Vitta, Ana
Pacheco, Edith Fontalvo
OBJETIVO
Lugar una efectiva organización tanto en el
archivo de gestión como el inactivo puesto que esto nos ayuda a mantener total
custodia conservación, clasificación ordenación y administración de los
documentos.
DESARROLLO
Por indicaciones directivas se ha determinado
trasladar documentos semiactivos ubicados en el archivo central te TECNICOR al
archivo inactivo organizado en la sede B, puestos que hemos detectado que
ocupan espacios al momento de guardar los documentos activos se conto con la
participación de la profesora Mirta Zabaleta y las estudiantes de secretariado
ejecutivo sistematizado.
Quien fue encargada de asignar una función a
cada equipo de trabajo.
Durante la jornada diurna del 24de agosto de
2012, se dio inicio al proceso de la organización de los documentos a las
7:30am la cual finalizo a las 12:30m, donde cumplimos satisfactoriamente el
trabajo asignado como foliar A-Z y realizar inventarios de los diferentes
programas y años.
Posee a las irregularidades que se
presentaron durante el desarrollo de esta actividad logramos cumplir parte del
objetivo planteado anteriormente.
CONCLUSIONES
Se presentan varias dificultades como son:
1.
Debido
a la falta de espacios algunos documentos se colocaban en una mesa que está
ubicada dentro del departamento de archivo proceso por el cual no es el
correcto puesto que, le es difícil diferenciarla señor Gilberto Arévalo con
otro, por eso este debe ser mejorado eficientemente porque esto nos ayuda a
desaparecer las causas de demoras al momento de buscar un documento y a brindar
un mejor servicio a los estudiantes.
2.
La
falta de revisión en los diferentes archivadores de este departamento.
3.
Debido
a la falta de organización se encontraron ciertas anomalías ya que los recibos
de contabilidad no tienen numero consecutivo; la fecha es incorrecta o no
aparece.
RECOMENDACCIONES
1: Verificar el uso
de guías alfabéticas y guías numéricas ya que de esta manera podemos
identificar los documentos.
2: asignar un
archivador para colocar las hojas de vidas de os estudiantes que continuamente
se matriculan en la institución también asignar un espacio donde se coloquen
los carnet y seminarios.
Líder del grupo: Ana
María Pacheco.
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