IMFORME SOBRE  CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

PARA: Dr. Efraín Portillo, Gerente

DE: Juana  López R.

EL PROBLREMA:

Por instrucciones de la Gerencia  se ha buscado determinar por que el departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos  valiosos y dar imformacion inmediata.

ANALISIS:

Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control  que se emplea para control de material de archivo,  que se toma prestado de la oficina del señor Felipe torres. Aunque este empleado es compete tente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos  que aún no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento  proceso  de seguimiento entre el Departamento  De Archivo  y los diversos usuarios.

La  demora se traduce  en horas-hombres  perdidas por que disminuye el ritmo de  trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente d materia atmosfera   en el Departamento de Archivo es pesada por estos inobedientes.

SUGERENCIAS:

Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento  del  Departamento de Archivo  para que cumpla sus objetivos, sería el cambio de su sistema de control. Este cambio se podia hacer de comun acuerdo  con el señor Torres.

Cambios sugeridos:

a)      Establecer  uh sistema  de control  en circuito  mediante  el cual  los documentos del archivo,  requeridos por  varios departamentos, sean  recogidos  mediante una tarjeta  de Requisición  por el primer  usuario   y devueltos nuevo  usuario,  libere de responsabilidad  al anterior.

b)      Recomiendo  igualmente,  el uso de un archivo  de tarjetas de control  con guías alfabéticas  correspondientes  a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día.  Este archivo  de tarjetas en el escritorio de señor  Torres le permitiría, de inmediato, reconocer  los documentos  prestados, así  como la rápida

c)       Aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones en la tarjeta  de Requisición. Adjunto  a este informe  un ejemplar  de la requisición  actual  y un bosqueja  para su examen  y consideración

CONCLUSION:

 Creo sinceramente  que el Departamento de  Archivo  deba ser mejorado  de inmediato  en eficiencia, por su gran volumen  de operaciones: el 80 por ciento  e nuestras actividades de oficina dependen de  una información  rápida y completa.

Las relaciones  humanas, por otro lado, se mejorarían  y desaparecerían  las causas de las demoras  en el  servicio.

Asistente de gerencia

Lima, 5 de mayo de 199

Elaborado por:

Anubyx de alba Camargo