INFORME SOBRE
CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO
PARA: Dr. Efraín López portillo, Gerente
DE: Juana López R.
EL PROBLEMA:
Por instrucciones de Gerencia se ha buscado
determinar porque el Departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero
cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.
ANALISIS:
Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de
algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea para el
material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor Felipe
Torres. Aunque este empleado es competente, el método de control actual ocasiona
la demora de los documentos que aún no han sido devueltos al archivo central;
siguen un lento proceso de seguimiento entre el Departamento de Archivo y los
diversos usuarios.
La demora se traduce en horas-hombres perdidas porque
disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen
del archivo como fuente de materia. La atmósfera en el departamento de archivo
es pesada por estos inconvenientes.
SUGERENCIAS:
Es evidente que una manera de mejorar el
funcionamiento del Departamento de Archivo, sería el cambio de su sistema de
control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.
Cambios sugeridos:
a)
Establecer
un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo,
requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de
Requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Para ello también
se necesitaría el empleo de una tarjeta de Transferencia, que al firmarla cada
nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior.
b)
Recomiendo
igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas
correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día.
Este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitirá, de
inmediato, reconocer los documentos prestados, así como la rápida localización
de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.
c)
Aconsejo,
finalmente, ciertas innovaciones en la Tarjeta de Requisición. Adjunto a este
informe un ejemplar de la requisición actual y un bosquejo para su examen y
consideración.
CONCLUSION:
Creo ciertamente que el Departamento de Archivo debe
ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el
80 por cierto de nuestras actividades de oficina dependen de una información
rápida y completa.
Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las
causas de las demoras en el servicio.
Asistente de Gerencia
Lima, 5 de mayo de 1990
Elaborado por: MARTHA PEREZ
No hay comentarios:
Publicar un comentario